در فرآیند رسیدگی قضایی، ادله و مستندات مکتوب نقش حیاتی در اثبات یا رد ادعاهای مطرح‌شده ایفا می‌کنند. اسناد رسمی یا عادی که به‌عنوان دلیل در دادخواست‌ها و لوایح مورد استناد قرار می‌گیرند، باید با رعایت ضوابط و در قالب اصول خود به دادگاه ارائه شوند. این الزام نه‌تنها مبنای قانونی دارد بلکه در عمل نیز یکی از ارکان اصلی برقراری عدالت و کشف حقیقت محسوب می‌شود. ارائه اصول اسناد به دادگاه به‌قدری حائز اهمیت است که قانونگذار ضمانت اجراهایی چون ابطال دادخواست یا صدور رأی محکومیت را برای مواردی که این اصل رعایت نمی‌شود، پیش‌بینی کرده است.
موضوعی که در این مقاله بررسی خواهیم کرد، تبیین مفهوم «ارائه اصل سند در دادگاه»، تمایز آن با ارائه تصویر یا رونوشت سند، بررسی ضمانت اجراهای قانونی در صورت عدم ارائه به‌موقع، و همچنین شرایط پذیرش اصل سند در مرحله تجدیدنظر می‌باشد. این موضوعات به‌ویژه برای وکلا، طرفین دعوا، و حتی قاضیانی که با موانع اثباتی مواجه می‌شوند، حائز اهمیت است.
ارائه اصول اسناد یعنی چه؟
در نظام دادرسی ایران، یکی از مهم‌ترین الزامات قانونی که بر عهده اصحاب دعوا، به‌ویژه استنادکنندگان به سند، نهاده شده، الزام به ارائه اصل سند است. منظور از «ارائه اصول مستندات» در این بستر، آن است که فردی که در دادگاه به سندی استناد می‌کند، باید نسخه‌ی اصلی و غیر رونوشت آن را به مرجع قضایی ارائه دهد؛ چرا که تنها اصل سند دارای ارزش اثباتی کامل در دادگاه است.
رونوشت یا تصویر اسناد، به‌ویژه زمانی که مورد انکار یا تردید قرار گیرند، از اعتبار قانونی ساقط می‌شوند مگر اینکه اصل آن سند نیز ضمیمه و ارائه گردد. قانونگذار در مواد مختلف قانون آیین دادرسی مدنی، از جمله مواد ۹۶ و ۲۲۰، به وضوح به این نکته پرداخته که ارائه اصل سند شرط لازم برای اعتبار ادله‌ی مکتوب در فرآیند دادرسی است.
برای مثال، اگر شخصی در دعوای مطالبه وجه به یک رسید دستی استناد کند، صرفاً اسکن آن رسید کافی نیست؛ بلکه باید اصل برگه را به دادگاه تحویل دهد تا در صورت نیاز، قاضی بتواند صحت امضای آن را بررسی یا آن را برای کارشناسی ارسال کند.
این الزام در خصوص هر دو نوع سند ــ چه رسمی و چه عادی ــ برقرار است. هرچند که اسناد رسمی به دلیل صدور توسط مراجع رسمی، از اعتبار ذاتی برخوردارند، اما حتی در این موارد نیز، اصل سند برای بررسی صحت محتوا، امضا و شرایط نگارش ضروری است.
تفاوت سند با رونوشت در ارزش اثباتی: باید توجه داشت که در نگاه قانون، اصل سند تفاوت بنیادینی با کپی یا برابر اصل آن دارد. اگرچه در برخی موارد استثنایی (مثل مفقود شدن اصل سند و وجود دلایل محکم برای صحت کپی)، دادگاه ممکن است به آن استناد کند، اما در رویه غالب، تنها اصل سند قابلیت اثرگذاری حقوقی تمام و کمال دارد.
در نتیجه، شخصی که به سندی استناد می‌کند، موظف است قبل از جلسه دادرسی و در چارچوب زمانی تعیین‌شده توسط قانون، اصل آن سند را مهیا کرده و در اختیار دادگاه قرار دهد.
عدم ارائه اصول مستندات چه آثاری دارد؟
عدم ارائه اصول مستندات به وضعیتی گفته می‌شود که یکی از طرفین دعوا (چه خواهان و چه خوانده) علیرغم استناد به یک سند رسمی یا عادی در دادخواست یا لایحه دفاعیه، از ارائه نسخه اصلی آن در مهلت قانونی تعیین‌شده توسط قانون امتناع ورزد یا ناتوان باشد. این قصور در ارائه، می‌تواند آثار حقوقی و قضایی جدی‌ای برای آن طرف دعوا در پی داشته باشد.
مطابق ماده ۹۶ قانون آیین دادرسی مدنی، اگر سند ارائه‌شده توسط یکی از طرفین، سند عادی باشد و طرف مقابل نسبت به آن انکار یا تردید کند، استناد کننده باید تا پایان اولین جلسه دادرسی، اصل سند را ارائه دهد. در غیر این صورت، آن سند از عداد ادله خارج می‌شود و دیگر نمی‌توان بر مبنای آن استناد کرد. همچنین در ماده ۲۲۰ همین قانون، در خصوص اسناد مورد ادعای جعل نیز آمده است که اصل سند باید ظرف ده روز از تاریخ ابلاغ ادعای جعل، به دادگاه ارائه گردد.
آثار عدم ارائه اصل سند برای خواهان
اگر خواهان نسبت به سند مورد استناد خود، اصل را ارائه نکند و سند نیز مورد انکار یا تردید قرار گرفته باشد، دادگاه به استناد فقدان دلیل معتبر، ممکن است اقدام به صدور قرار ابطال دادخواست کند. زیرا اسناد استنادی خواهان یکی از ارکان اصلی برای اثبات دعوای وی محسوب می‌شوند و حذف آن‌ها، باعث نقص دعوی می‌شود.
آثار عدم ارائه اصل سند برای خوانده
در مقابل، اگر خوانده نیز از ارائه اصل سند دفاعی خودداری کند و این سند نقش اساسی در دفاعیات وی داشته باشد، دادگاه می‌تواند این سند را از لیست دلایل دفاعی او حذف کرده و رأی به محکومیت وی صادر کند. چرا که عدم ارائه اصول مستندات، به معنای ضعف در دفاع از ادعاها تلقی می‌شود.
تفاوت ناتوانی در ارائه با امتناع از ارائه: اگر شخصی واقعاً به سند دسترسی ندارد (مثلاً سند نزد شخص ثالثی است یا به دلایل موجهی از دسترس خارج شده)، می‌تواند با ارائه دلایل کافی، از دادگاه درخواست مهلت اضافی کند. اما اگر فردی به‌طور عمدی از ارائه اصل سند خودداری کند، با ضمانت اجراهایی مانند حذف سند از عداد دلایل، ابطال دادخواست یا رأی محکومیت مواجه خواهد شد.
ابطال دادخواست به دلیل عدم ارائه اصول اسناد
یکی از مهم‌ترین پیامدهای حقوقی عدم ارائه اصل اسناد، ابطال دادخواست است؛ یعنی اگر خواهان نتواند اصل اسنادی که ادعای خود را بر آن‌ها بنا نهاده به موقع و مطابق قانون ارائه دهد، ممکن است دادگاه دادخواست او را باطل اعلام کند. این موضوع دارای مبنای قانونی صریح و رویه قضایی تثبیت شده‌ای است.
نمونه رویه قضایی
در یک پرونده حقوقی، دادگاه بدوی به دلیل عدم ارائه اصول اسناد از سوی خواهان در مهلت مقرر، اقدام به صدور قرار ابطال دادخواست کرده بود.
ولی دادگاه تجدیدنظر با استناد به اینکه خواهان از ابتدا اعلام کرده اسناد در اختیارش نیست و در پرونده‌های مرتبط نزد دادگاه‌های دیگر است، رأی بدوی را نقض کرده و پرونده را برای رسیدگی مجدد بازگرداند. این نمونه نشان می‌دهد که احراز ناتوانی واقعی در ارائه اصل سند ممکن است مانع ابطال دادخواست شود، اما صرف عدم ارائه بدون دلیل موجه، منجر به بطلان دعوا خواهد شد.
اهمیت رعایت مهلت قانونی
قانونگذار با تعیین این مهلت‌ها قصد دارد از اطاله دادرسی و استناد بی‌مبنای افراد به اسناد غیرواقعی جلوگیری کند. بنابراین، خواهان باید از همان ابتدا برای ارائه اسناد و آماده‌سازی نسخه‌های اصلی آن‌ها برنامه‌ریزی داشته باشد.
ابلاغیه رفع نقص عدم ارائه اصول مستندات
در فرآیند رسیدگی قضایی، اگر خواهان هنگام ثبت دادخواست یا در جلسه اول دادرسی، اصل اسنادی را که مبنای ادعای خود قرار داده ارائه نکند، دادگاه ممکن است از طریق صدور ابلاغیه رفع نقص به وی فرصت دهد تا این کاستی را جبران کند. این رویه در راستای اصل تنبیه نواقص شکلی و جلوگیری از تضییع حقوق اصحاب دعوا به‌کار می‌رود.
رفع نقص در مرحله ثبت دادخواست
در مرحله ابتدایی، زمانی که خواهان دادخواست خود را در سامانه ثنا یا دفاتر خدمات قضایی ثبت می‌کند، در صورت ناقص بودن مستندات ضمیمه یا عدم پیوست اصل اسناد در قالب کپی برابر اصل، ممکن است توسط مدیر دفتر دادگاه، ابلاغیه‌ای با عنوان رفع نقص دادخواست صادر شود. در این ابلاغیه معمولاً خواهان موظف است ظرف سه روز نسبت به تکمیل مستندات و ارائه اصل سند اقدام کند.
اگر این ابلاغیه در مهلت مقرر پاسخ داده نشود یا نقص برطرف نگردد، دادگاه می‌تواند قرار رد دادخواست را صادر کند. بنابراین حتی در همان مرحله ابتدایی ثبت، اهمیت ارائه اصول اسناد به وضوح مشخص است.
رفع نقص در جریان رسیدگی
در جریان رسیدگی نیز چنانچه در جلسه اول دادرسی، اصل سندی که مورد انکار یا تردید واقع شده ارائه نگردد، دادگاه ممکن است بسته به شرایط، مهلت محدودی برای رفع نقص تعیین کند. این مورد بیشتر در شرایطی اعمال می‌شود که استنادکننده به سند، دلیلی موجه برای عدم ارائه به موقع داشته باشد؛ مانند:
- نگهداری سند نزد شخص ثالث؛
- خارج بودن سند از کشور؛
- در اختیار داشتن سند توسط طرف مقابل دعوا؛
- یا توقیف سند توسط مراجع دیگر.
در این صورت، دادگاه ممکن است با استناد به مواد ۹۶، ۹۷ یا ۲۲۰ قانون آیین دادرسی مدنی، رفع نقص را بپذیرد و فرصت جبران دهد. این موضوع بیشتر در راستای کشف حقیقت و رعایت انصاف در دادرسی استفاده می‌شود.
سوالات متداول
در این قسمت سوالات متداول پیرامون ارائه اصول مستندات در دادگاه و آثار عدم ارائه آن را که توسط پرسشگران از مجموعه ایران لگال مطرح شده است را مشاهده می فرمایید:
❓ ما از وزارت مسکن شکایت کرده‌ایم و وکیل برای بار دوم از ما اصل سند را خواسته است. آیا می‌توانیم همراه سند به دادگاه برویم و خودمان سند را ارائه کنیم؟
✅ بله، شما می‌توانید همراه با اصل سند به دادگاه مراجعه کرده و آن را شخصاً به قاضی یا نماینده دادگاه ارائه دهید. وکیلتان به درستی تأکید کرده است که اصول مستندات باید در اولین جلسه دادرسی به‌منظور مشاهده دادگاه یا بررسی طرف مقابل، ارائه شوند. همچنین توصیه می‌شود هنگام تحویل سند به وکیل، رسید کتبی دریافت نمایید تا در صورت بروز اختلاف، مدرکی برای اثبات ارائه سند در اختیار داشته باشید.
❓ مدارک خرید منزل بنده در آتش‌سوزی سوخت ولی اسکن و کپی برابر اصل آن‌ها موجود است. آیا این مدارک برای دادگاه کافی هستند؟
✅ در شرایط خاص مانند سوختن یا از بین رفتن اصل مدارک، ارائه کپی برابر اصل یا اسکن معتبر مدارک می‌تواند در دادگاه پذیرفته شود. البته بهتر است در صورت وجود امکان، مدارک را از مرجع صادرکننده بازیابی کرده و اصل آن را مجدداً دریافت کنید تا در دفاع حقوقی خود قوی‌تر عمل نمایید.
❓ برای خط شناسی مدارک، آیا باید اصل مدارک را به دادگاه ارائه کنم یا کپی آن‌ها کافی است؟
✅ در مواردی که بحث کارشناسی خط و امضای موجود در سند مطرح می‌شود، ارائه اصل مدارک ضروری است. چرا که کارشناس خط‌شناس تنها با بررسی فیزیکی اصل سند می‌تواند اصالت آن را ارزیابی کند. بنابراین کپی مدارک برای چنین ارزیابی‌هایی کافی نخواهد بود و ممکن است قابل استناد نباشد.
❓ برای شکایت کیفری جعل و استفاده از سند مجعول نیاز به اصل مدارک دارم. چگونه می‌توانم اصل مدارک ارائه شده به دادگاه را به دست بیاورم؟
✅ برای مشاهده یا دریافت اصل اسناد، شما یا وکیلتان می‌توانید با ارائه درخواست رسمی به دادگاه یا دفتردار مربوطه، تقاضای رؤیت اسناد را ثبت نمایید. همچنین اگر مدارک نزد طرف مقابل باشد، می‌توانید از دادگاه بخواهید با صدور دستور قضایی، طرف مقابل را ملزم به ارائه اصل مدارک کند.
❓ از من بابت جعل سند عادی شکایت شده و فقط کپی سند در دستشان است. آیا قاضی می‌تواند بر اساس کپی سند حکم دهد؟
✅ در دعوای جعل، اصل سند نقش اساسی دارد و اثبات جعلیت تنها با بررسی اصل سند ممکن است. بنابراین، اگر شاکی فقط کپی سند را در اختیار دارد، به طور معمول برای اثبات ادعای جعل کافی نیست. با این حال اگر شواهد و قرائن دیگری نیز موجود باشد، قاضی ممکن است با توجه به آن‌ها تصمیم‌گیری کند.
❓ اگر نسبت به یک سند عادی ادعای جعلیت در دادسرا شود، آیا متهم باید اصل سند را همراه خود بیاورد؟
✅ بله، در فرآیند رسیدگی به اتهام جعل و به ویژه در زمان ارجاع به کارشناسی، متهم موظف است اصل سند مورد ادعا را به مرجع قضایی یا کارشناس ارائه دهد تا بتوان اصالت یا جعلیت آن را بررسی کرد. عدم ارائه اصل سند ممکن است موجب تضعیف دفاع متهم گردد.
نتیجه گیری
ابلاغیه رفع نقص عدم ارائه اصول مستندات، نه تنها یک فرصت برای حفظ دعواست، بلکه آخرین هشدار قانونی قبل از حذف سند از ادله یا ابطال دادخواست محسوب می‌شود.
از این‌رو، توصیه می‌شود تمام مستندات به‌صورت آماده، شفاف و برابر اصل تهیه شده و به موقع به دادگاه ارائه گردد تا از هرگونه مخاطره شکلی یا ماهوی در پرونده جلوگیری شود. در این مورد می توانید با وکلای متخصص ما مشورت نمایید.